Las reuniones estratégicas, las negociaciones o los momentos de cambio dentro de una empresa recuperan el valor de la presencialidad: no se trata de volver a la oficina por obligación, sino de elegir cuándo el encuentro físico aporta algo que una pantalla no puede ofrecer. Así lo explica Nieves Ramos, directora de Optimismus Coworking y experta en Recursos Humanos

La pregunta que empieza a plantearse tras años de debate sobre el trabajo híbrido es qué tipo de trabajo requiere realmente un espacio presencial y qué valor aporta este entorno en determinados momentos. La conversación ha evolucionado desde cuánto tiempo pasar en la oficina o cuánto trabajar desde casa hacia cómo aprovechar cada formato de manera estratégica.

"Cada reunión y cada decisión requieren un contexto diferente. Cuando hay que debatir, negociar, generar consenso o abordar cuestiones complejas, compartir un espacio físico puede aportar una dinámica que resulta más difícil de reproducir delante de una pantalla", explica Nieves Ramos Sánchez-Mateos, directora de Optimismus Coworking y experta en Recursos Humanos.

Ahora con el comienzo del último trimestre ejecutivo, llega el momento ideal para reflexionar sobre cómo se aprovecha la oficina, y por qué espacios flexibles como los coworkings resultan una opción ideal para gestionar los recursos de una empresa en una época caracterizada por la toma de decisiones para el próximo año.

Cuando la pantalla se queda corta
Las herramientas digitales han permitido mantener reuniones y equipos conectados independientemente de la distancia. Sin embargo, una videollamada tiende a limitar la interacción a lo que ocurre dentro de una pequeña ventana en pantalla. En una reunión presencial entran en juego otros elementos: los silencios, los gestos, las conversaciones que surgen entre dos puntos de debate o la posibilidad de continuar una discusión sin la estructura rígida de una llamada.

Nieves Ramos lo tiene claro, "cuando una decisión requiere escuchar diferentes puntos de vista y conseguir que las personas se impliquen en ella, el contexto importa. No es lo mismo encadenar una videollamada detrás de otra que sentarse alrededor de una mesa, dedicar un tiempo concreto a un asunto y poder desarrollar la conversación sin tantas distracciones".

La clave está en entender qué aporta cada formato y asignarle el momento adecuado. El trabajo remoto puede resultar especialmente eficaz para tareas individuales, seguimiento de proyectos o reuniones operativas. El espacio físico adquiere mayor relevancia cuando el objetivo es pensar conjuntamente, construir relaciones, probar en físico el servicio que se vende para aprender mejor cómo funciona, etc.

El momento de tomar decisiones
La vuelta de las vacaciones suele marcar también el regreso de proyectos que quedaron aparcados durante el verano, nuevos presupuestos, reorganizaciones de equipos, objetivos para el último trimestre, cambios de estrategia o planes para el siguiente ejercicio convierten al último trimestre en general, en un periodo especialmente intenso para muchas empresas.

Es precisamente en estos momentos cuando el espacio de reunión deja de ser una cuestión meramente logística. La elección de un entorno adecuado puede ayudar a crear las condiciones necesarias para que una conversación importante se produzca con calma y concentración.

"Cuando una empresa tiene que tomar decisiones relevantes necesita un espacio que permita parar, pensar y conversar. Una sala improvisada, con ruido, interrupciones o problemas técnicos, puede acabar condicionando una reunión que debería estar centrada exclusivamente en el contenido", señala Ramos.

Desde esta perspectiva, la oficina del futuro no tiene por qué ser un lugar al que acudir todos los días por obligación, sino un recurso que las empresas utilizan de forma estratégica según las necesidades de cada momento.

¿Qué necesita un espacio para las decisiones importantes?
Un espacio destinado a debatir y tomar decisiones debe reunir una serie de condiciones que favorezcan la concentración, la comunicación y la productividad. Como destaca Nieves, debería contar con:

• Privacidad. Las conversaciones estratégicas, negociaciones o cuestiones relacionadas con equipos necesitan un entorno donde la información pueda tratarse con tranquilidad y sin interrupciones.

• Silencio y concentración. Un espacio tranquilo permite mantener el foco y evitar que una reunión importante se convierta en una sucesión de interrupciones.

• Tecnología que funcione. Pantallas, conexión estable, videoconferencia y los recursos necesarios para compartir documentación deben estar disponibles sin que los problemas técnicos se conviertan en protagonistas.

• Comodidad. Una reunión de varias horas requiere un entorno confortable, con buena iluminación, temperatura adecuada y espacio suficiente para que los participantes puedan trabajar.

• Flexibilidad. No necesita lo mismo una reunión de cuatro personas que una presentación ante un equipo completo. Poder adaptar el espacio a cada encuentro permite utilizarlo realmente como una herramienta de trabajo.

• Un entorno que favorezca la conversación. La distribución también importa. Una mesa que facilite que todos los participantes se vean y puedan intervenir genera una dinámica diferente a la de una reunión en la que algunos asistentes permanecen aislados frente a una pantalla.

Del "volver a la oficina" a "volver a encontrarnos"
La evolución del trabajo híbrido está haciendo que la discusión deje atrás el enfrentamiento entre oficina y teletrabajo. Para muchas empresas, la cuestión empieza a ser otra: qué momentos merece la pena compartir físicamente.

"Creo que el debate actual está en saber para qué necesitamos el espacio físico. Si una persona necesita concentración para sacar adelante una tarea individual, puede hacerlo perfectamente desde casa. Cuando tenemos que decidir el futuro de un proyecto, resolver una situación compleja o construir una relación de confianza, encontrarnos puede marcar la diferencia", apunta la directora de Optimismus.

Esta concepción también está transformando los espacios de trabajo flexible. El coworking deja de ser únicamente una alternativa para quienes no quieren trabajar desde casa y se convierte en un recurso para empresas que necesitan reunir a sus equipos, recibir clientes, organizar encuentros o disponer puntualmente de un entorno profesional sin asumir el coste de una oficina tradicional, solo pagas por lo que necesitas.

En Optimismus, ubicado en la zona de Conde Orgaz–Arturo Soria, este modelo se materializa en una combinación de puestos flexibles, despachos privados, salas de reuniones y espacios para eventos dentro de más de 1.500 metros cuadrados. El espacio cuenta además con acceso 24/7, luz natural, terraza y una comunidad profesional formada por perfiles y empresas de diferentes sectores.

"El espacio físico es una herramienta más para trabajar mejor. La empresa tiene que poder decidir cuándo necesita flexibilidad, cuándo necesita privacidad y cuándo necesita reunir a las personas alrededor de una mesa", concluye Nieves Ramos.

Así, la vuelta a la oficina puede dejar de ser una cuestión de recuperar antiguas rutinas para convertirse en una oportunidad para replantear cómo y dónde se toman las decisiones que marcarán los próximos meses de una empresa.